Live-Online-Trainings erfolgreich umsetzen? So geht’s!

 

Fragst du dich auch, wie man Live-Online-Trainings erfolgreich umsetzt, die interaktiv, informativ und motivierend sein sollen? Welche Tools eignen sich, wenn es gar ein Workshop sein soll? Auch wenn Besprechungen via Videokonferenz oder Online-Trainings mit automatisierten Videos für viele nichts Neues mehr ist, verrate ich dir in diesem Blogbeitrag Tipps rund um ein geeignetes Setting für dein eigenes Geschäftsmodell. 

Virtuelle Workshops und Live-Online-Trainings – Meine Tipps zum Setting

Spätestens jetzt – in den Zeiten der Pandemie, während viele im Home Office arbeiten – sind viele Teams gefordert, virtuell zusammenzuarbeiten. Die Angebote an kostenlosen und kostenpflichtigen Onlinewerkzeugen sind schier unüberschaubar. In diesem Beitrag zeige ich dir, wie ich ein dreitägiges Live-Online Training für den Lehrgang „Agile Coach“ vorbereitet habe.

Die Ausstattung für virtuelle Workshops und Trainings – Meine Empfehlung

Die erste Frage, die ich mir stellte, war: „Wie soll das Onlinetraining erlebt werden?“ Für mich war schnell klar: interaktiv, motivierend, kreativ und beteiligend

Diese Zielsetzung erfordert ein anderes Setting als ein reiner Vortrag, den man über ein Videokonferenztool wie Zoom oder Skype erledigen kann. Dann könnten sich meine Teilnehmerinnen auch einfach automatisierte Videos anschauen. Doch ich möchte Interaktion und viele Erlebnisse. In den drei Tagen geht es um Kommunikation, Konflikt und Change. Die Teilnehmerinnen sollen viele Werkzeuge aus dem agilen Coaching erhalten und vor allem erleben. Lernen passiert nicht nur visuell und auditiv – die Lernkurve steigt am schnellsten, wenn das Gesagte und Gesehene auch erlebt wird. Umso wichtiger ist für mich daher die Auswahl der Techniken.

Die zweite Frage war daher: „Welche Tools unterstützen mich dabei? Was brauche ich?“

Meine Ausstattung stand schnell fest:

• Whiteboard oder Flipchart
• Video und Audio
• Präsentation mit Inhalten
• Brainstorming-Möglichkeiten
• Kleingruppenarbeiten

Durch diesen Anforderungskatalog war schnell klar, dass einige Videokonferenztools für mich nicht funktionieren. Kleingruppenarbeiten erfordern sogenannte Breakout Rooms, die mit Zoom einfach realisierbar sind. Hier habe ich mich für die Pro-Variante entschieden, damit ich eine unbegrenzte Dauer an Videokonferenzen durchführen kann. In der kostenlosen Basisvariante stehen einem nur 40 Minuten pro Meeting in einer Gruppe zur Verfügung (lediglich bei 1:1 Meetings entfällt diese Begrenzung).

Zoom bietet auch die Gelegenheit ein Whiteboard zu erstellen, das schnell die Funktion eines Flipcharts übernehmen kann. So erkläre ich bestimmte Inhalte lieber live, indem ich etwas aufzeichne oder aufschreibe. Die gezeichneten Whiteboards können einfach als Foto abgespeichert werden. Es gibt die Möglichkeit mehrere Whiteboards zu erstellen.

Um gemeinsam an Ideen zu arbeiten und zu brainstormen, verwende ich nun Mural.co. Dabei handelt es sich um eine virtuelle Umgebung, in der man gemeinsam an Ideen, Konzepten und Strategien arbeiten kann. Die Ergebnisse der Trainingsübungen werden in Mural gesammelt. So steht jedem Teilnehmer danach eine gesammelte Mural zur Verfügung – das ist ähnlich wie ein großes Plakat der Ergebnisse und fungiert als Fotoprotokoll.

Wie sieht nun also mein genaues Setting aus?

Die erste Herausforderung war: Wie zeichne ich mit meinem Laptop auf dem Whiteboard? Doch da habe ich schnell eine Lösung gefunden. Ich verwende mein iPad mit Apple Pencil.

• Dazu logge ich mich gleichzeitig via iPad und via Laptop in meinen Zoom Account ein. Wichtig ist, dass du hier die Audiofunktion am iPad unterbrichst. Ansonsten kann es zu einer Rückkoppelung kommen und die ist grausam zu den Ohren.
• Ich schalte am iPad auch die Videofunktion aus, da ich ja Audio und Video über den Laptop laufen lasse.
• Wenn ich nun ein “Flipchart” erstellen möchte, teile ich am iPad den Inhalt, klicke auf Whiteboard und schon kann ich darauf malen und schreiben.
• Der Inhalt wird mit allen Teilnehmern geteilt und ist für alle sichtbar.
• Die Fotos der Whiteboards verschicke ich dann anschließend. Dazu kann auch der Chat von Zoom verwendet werden. Ich mache das aber lieber per E-Mail.

An meinem Arbeitsplatz arbeite ich mit zwei Monitoren. Ein Monitor zeigt Zoom und der andere meine Mural. So muss ich nicht immer zwischen den Fenstern wechseln, sondern kann die Inhalte ständig über meine Bildschirme sehen.

Mikrofon und Kopfhörer verwende ich persönlich nicht, da die Qualität am Macbook Pro exzellent ist. Ansonsten reicht hier der Apple Standard Kopfhörer mit integriertem Mikrofon (liegt jedem iPhone bei) auch aus.

Die optimale Vorbereitung von virtuellen Workshops und Trainings

Eines war mir schnell klar: Die Kursinhalte müssen neu vorbereitet werden. Arbeite ich normalerweise unter anderem mit LEGO Serious Play, braucht das Onlinetraining andere Methoden.

Zunächst habe ich überlegt, jedem LEGO Bausteine per Post zu schicken, aber ich habe mich schnell für eine andere Methode entschieden. Die Aufgabenstellung ist es ein Zielbild einer idealen, agilen Organisation zu entwickeln. LEGO Serious Play wäre dazu hervorragend geeignet, doch auch ein Moodboard kann dazu beitragen. Dazu habe ich Arbeitsfelder für jeden Teilnehmer auf Mural.co eingerichtet. So habe ich alle Inhalte hinsichtlich Eignung für ein Onlinetraining neu bewertet und zum Teil neu gestaltet.

Natürlich kommen auch PowerPoint-Folien zum Einsatz. Diese habe ich bereits im Vorfeld an die Teilnehmer verschickt. So haben jene, die gerne auf ausgedruckten Skripten mitschreiben wollen, auch dazu die Gelegenheit.

Wie halte ich das Energielevel und die Konzentration hoch?

Aktivierung und Energizer in virtueller Umgebung

Ich liebe Spiele und Aktivierungsübungen innerhalb eines Trainings – vor allem nach Pausen oder wenn man merkt, dass die Luft raus ist. Aber wie soll das online funktionieren? Ja, auch das geht.

Eine tolle Übung auf die Schnelle:

Touch Blue (Quelle: Mural.co)

1. Suche dir eine physikalische oder visuelle Eigenschaft von Gegenständen aus und gib damit eine Anweisung. Zum Beispiel:
   Berührt etwas aus Metall / Glas / Kunststoff / Holz oder etwas Blaues / Rotes / Gelbes /… oder etwas Zerbrechliches / Robustes / Biegsames / Weiches
2. Jeder berührt nun einen Gegenstand, der diese Eigenschaft erfüllt.
3. Wenn jemand zu spät ist oder keinen Gegenstand findet, dann muss diese Person das nächste Attribut vorgeben.

Weitere tolle Anregungen findest du hier. 

Überleg dir schon im Vorfeld, welche Übungen du machen könntest. Gemeinsames Tanzen, eine kleine Übung aus dem Lach-Yoga oder 10 Kniebeugen sind auch schnelle und einfache Möglichkeiten, die auch per Videokonferenz gut funktionieren.

Wie bereite ich die Teilnehmer auf das gemeinsame, virtuelle Arbeiten vor?

Da ich nicht voraussetzen kann, dass meine Teilnehmer mit den Tools wie Zoom und Mural vertraut sind, ist mir eine erste Einführung im Vorfeld wichtig. Dazu verschicke ich eine Einladung mit dem genauen Prozedere an die Teilnehmer.

• In dieser Einladung beschreibe ich das Vorgehen im Training, also mit welchen Tools wir arbeiten werden und warum.
• Wichtig erscheint mir, dass die Teilnehmer schon im Vorfeld diese Tools ausprobieren.
• Daher fordere ich sie auf sich schonmal in Zoom einzuloggen und sich auch mit Mural vertraut zu machen.
• Dafür habe ich eine eigene Vorlage erstellt, in der sie die wichtigsten Funktionen austesten können.
• Als Hilfestellung habe ich ein kleines Erklärvideo gedreht. In fünf Minuten ist diese Vorbereitung abgeschlossen und das Training kann pünktlich starten.
• Gleichzeitig empfehle ich zu Beginn der Trainingssession eine Übung zum Aufwärmen und Vertrautmachen mit Zoom und Mural einzuplanen.

Es gibt weitere Punkte, die es darüber hinaus zu beachten gibt:

• Datenschutz bei virtuellen Workshops und Trainings
• Die Verwendung von Tools wie Zoom oder Mural steht selbstverständlich auch unter der DSGVO. So kann man mit Zoom direkt einen Datenverarbeitungsvertrag unterzeichnen.

Auch Mural.co arbeitet DSGVO-konform. Die Datenschutzbedingungen findest du hier.

Was tun bei Systemausfall?

Medien berichten aktuell über Systemausfälle bei Zoom, wobei meine Konferenzen bis jetzt sehr gut funktionieren und noch nie abgebrochen wurden.

• Dennoch habe ich mich mit Alternativen vertraut gemacht. Sollte Zoom also wirklich mal ausfallen, kann ich je nach Kunde und Wunsch auf Microsoft Teams, Webex oder GoToMeeting ausweichen.
• Auch, wenn diese Programme keine Breakout-Räume anbieten, kann ich für die allgemeinen Inhalte diese Tools trotzdem verwenden.
• Für die Gruppenarbeiten ist dann ein bisschen Einfallsreichtum gefragt. Hier könnte man beispielsweise via Skype arbeiten.
• Ansonsten habe ich mir auch die Hilfeseiten von Zoom näher angesehen. Für eine Vielzahl von Problemen, wie z.B. Rückkoppelung, werden hier Antworten gegeben. So kann man sich auf fast alles vorbereiten.

Was, wenn der Internetzugang ausfällt? Tja, dann bleibt natürlich noch das Telefon (sofern es kein VoIP über den selben Anschluss ist) oder der mobile Internetzugang des Handys, aber ich denke, dass ein Verschieben des Trainings dann die bessere Alternative darstellt.

Liebe Leserin, lieber Leser,

dies war mein erster Blogbeitrag der Serie „Wie setze ich mein Geschäftsmodell erfolgreich und selbstsicher um“. 

Ich hoffe dir die ein oder andere neue Idee gegeben zu haben und freue mich über Rückmeldungen. Womit arbeitest du? Welche Tools unterstützen dich? Welche Übungen hast du schonmal probiert?

Viel Erfolg bei deinem nächsten virtuellen Workshop oder Training.

Deine Bianca

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